Примерная форма
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
делопроизводителя
(ответственного за исходящую корреспонденцию)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию,
относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую
корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное
образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее
(полное) общее образование и специальную подготовку по установленной
программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом руководителя предприятия по представлению ______________________
(заведующего
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения)
1.4. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию,
должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
- основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
- _________________________________________________________________.
1.5. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию,
в своей деятельности руководствуется:
- положением о ____________________________________________________;
(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином
структурном подразделении)
- инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________________________________________________________.
1.6. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию,
непосредственно подчиняется _____________________________________________
(заведующему канцелярией, начальнику отдела
документационного обеспечения)
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за
исходящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию
выполняет:
2.1. Приемку исходящих документов и проверку правильности их
оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
2.2. Регистрацию исходящих документов (на карточках, компьютере) с
ведением соответствующих карточек.
2.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным
участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.4. Подготовку документов к последующему хранению и использованию
(экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
2.5. Передачу законченных производством дел в архив предприятия.
2.6. Справочную работу по документам.
2.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на
доработку.
2.8. Отдельные служебные поручения заведующего канцелярией
(начальника отдела документационного обеспечения).
2.9. ______________________________________________________________.
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, имеет
право:
3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника
отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению
деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные
не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива
предприятия.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________
(заведующему канцелярией,
_________________________________________________________________________
начальнику отдела документационного обеспечения)
о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного
подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения
своих должностных прав и обязанностей, и вносить предложения по их
устранению.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.6. ______________________________________________________________.
4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет
ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
