Должностная инструкция секретаря-референта
Секретарь-референт - сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции - следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.
Образец
ЗАО "Нерон" Закрытое акционерное общество "Нерон"
Должностная инструкция
Утверждаю
19.05.2005 N 13 Генеральный директор
(должность руководителя)
Игнатов О.Ю. Игнатов
--------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
г. Москва 20.05.2005
секретаря-референта -----------------
(дата)
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.
1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- уставом организации;
- положениями о подразделениях организации;
- приказами (распоряжениями) руководства организации;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь-референт должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности;
- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
- организацию труда руководителей;
- машинопись;
- правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
- основы этики и эстетики, правила делового общения;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.
1.6. Секретарь-референт должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;
- пользоваться средствами связи и организационной техникой;
- работать на компьютере в операционной среде Windows;
- пользоваться Интернетом и электронной почтой;
- вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
2. Функции
2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;
- документирование деятельности совещательных органов организации;
- организационное обеспечение деятельности руководства;
- ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-референт обязан:
- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;
- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;
- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;
- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
- вести прием посетителей;
- по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;
- вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:
а) оформлять приказы по личному составу;
б) вести личные карточки формы Т-2;
в) вести трудовые книжки работников;
г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;
д) оформлять командировочные документы;
е) заполнять листки нетрудоспособности;
ж) вести табель учета рабочего времени;
з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;
- выполнять машинописные и копировально-множительные работы;
- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.
5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.
5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.
Начальник отдела кадров Петренко А.А. Петренко
---------------------------------------- ---------- ---------------------
(руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
19.05.2005
Юрисконсульт Ивантеева О.Л. Ивантеева
---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
19.05.2005
С настоящей инструкцией ознакомлена.
Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
Терехова А.Д. Терехова
---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
20.05.2005
М.П.
Оборот последнего листа
В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
Генеральный директор Игнатов О.Ю. Игнатов
---------- ---------------
20.05.2005
"Кадровое дело", N 5, май 2005 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.
*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.
